Saiba diferenciar o Operacional e Administrativo do seu Restaurante.

Os dois principais setores de um bar ou restaurante é o Operacional e o Administrativo, os dois estão interligados de forma estratégica no seu negócio. Entenda neste post como eles são essenciais para o seu negocio decolar.

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Antigamente administrar um negócio através do famoso caderninho, era uma tarefa que exigia, tempo, organização e uma boa escrita. Contudo com a evolução computacional as planilhas e outras ferramentas revolucionaram o mercado, ajudando cada vez mais as rotinas administrativas do restaurante, com cálculos e formulas.

Entretanto as famosas planilhas de Excel se tornaram um complemento dos sistemas que gerenciam um negócio atualmente. Ou seja, não é mais viável gerenciar um negócio, sem um sistema que contenha quatro processos básicos.

• Estoque
• Notas Fiscais
• Financeiro
• Fiscal

Além disso, existem dois tipos de setores padrões em restaurantes, ou qualquer outro negócio da área Food. São esses:

• Setor Operacional: Aonde gerencia o atendimento ao cliente e o caixa. É o setor que está na linha de frente gerando a receita e garantindo um bom atendimento. Neste setor está incluído as produções de cozinha, bar, garçons, caixas, delivery e atendimento em geral.
• Setor Administrativo: É neste setor que está à área estratégica da empresa, aonde os gestores e diretores tomam as decisões mais pertinentes ao seu negocio. Para que essas decisões sejam tomadas com eficiência é necessária uma equipe para administrar o estoque, custos e financeiro.

Para esclarecer melhor veja abaixo algumas dicas para os setores Operacionais e Administrativos.

4 dicas para o setor Operacional do seu restaurante.

Check list Operacional

Para manter um padrão de qualidade e ajudar a organizar o operacional, é fundamental que se crie listas das principais rotinas do seu restaurante. Por exemplo: Abertura da casa, Preparação das mesas, Organização do salão, Checklist de atendimento e por ai vai. Portanto isso proporciona um fluxo de trabalho muito mais eficaz, reduzindo as falhas e padronizando os processos.

Comunicação entre Salão e Produção

A comunicação entre esses dois setores é o que garante rapidez nos pedidos e a satisfação do cliente. Pois é muito ruim quando um cliente recebe algum produto errado, ou faltando algo. Com o fim de ajudar nessa questão existem várias ferramentas, uma delas é o sistema de automação, que comunica o Garçom aos setores de produção, através das impressoras de comanda ou de telas de pedidos. Mas a outra forma de comunicação eficaz é através dos Rádios comunicadores “Walk Talk”, através deles a comunicação é mais assistida e objetiva.

Tenha um sistema de Automação

O sistema de automação irá garantir de qualquer forma duas coisas no seu restaurante. Primeiramente um atendimento padronizado e organizado, desde o atendimento do garçom, caixa e produção. Em seguida irá te manter legalizado com o fisco, no qual é essencial que essa demanda seja atendida para evitar multas e encargos futuros.
Para que você possa entender melhor qual o tipo de automação para o seu negócio.
Leia tudo sobre: Tipos de automação para Bares e Restaurantes.

Fechamento de Caixa

O Fechamento é o principal processo operacional do restaurante, pois ele é a ponte entre o Operacional e o Administrativo. Portanto o caixa deve ter atenção e experiência na contagem do dinheiro e extratos dos cartões. Entretanto existem tecnologias que ajudam muito o operador de caixa fechar com mais exatidão os seus recebimentos de cartões, que é a Tecnologia de TEF. No TEF os cartões fecham automaticamente os valores evitando que o caixa conte canhotinhos de cartões no final do dia.

4 dicas para o Setor Administrativo do seu restaurante.

Tenha uma boa equipe, com a mentalidade de dono.

É fundamental em qualquer negócio ter uma boa equipe, mas é muito mais importante que essa equipe esteja motivada, que tenha a mentalidade de dono, ou seja, se preocupe com os desperdícios, tenha novas ideias, que seja proativo e saiba trabalhar em equipe. Portanto não contrate alguém sem uma boa entrevista, sempre observe a sua equipe, e principalmente seja o líder motivando e acompanhando.

Organize os seus processos.

É importante em uma organização administrativa que os processos estejam organizados. Mas o que seria processos? O processo é um passo a passo de como executar uma determinada tarefa, para que essa tarefa seja executada com êxito, evitando erros na entrega de tal serviço.
Com o objetivo de uma melhor organização dos seus processos, faça uma lista das principais atividades que a sua equipe executa, como exemplo: Abrir o caixa, Fechar a conta do cliente, Pagar um fornecedor ou Recebimento de mercadoria.
Por fim com os processos definidos, é importante alinhar com a equipe a importância dos processos e informar como deve ser executados. É importante dizer que os processos estão em constante evolução, portanto sempre será melhorado ou corrigido.

Invista em tecnologia

É primordial que você tenha um bom sistema para gerenciar as pessoas e os processos no seu administrativo. Contudo o sistema de automação ficará responsável em organizar as atividades da sua equipe, gerando índices e dados para a tomada de decisão. Além disso é fundamental que o sistema tenha uma boa sincronia de informação entre Operacional e Administrativo. Por exemplo o processo básico financeiro em um sistema, veja o quanto a tecnologia ajuda:

Tenha indicadores para a tomada de decisão

É essencial que você saiba o que está acontecendo no seu negócio, pois somente com informações é possível tomar uma decisão. Em outras palavras com os processos, pessoas e sistema funcionando, é natural à geração de dados, e esses dados serão o diamante para o seu negocio.
Este diamante ainda está bruto, mas se tratado e lapidado corretamente se tornará um joia para a sua tomada de decisão. Sobretudo uns dos principais indicadores são: Ticket Médio, Quantidade de pessoas, Faturamento x Despesas, Custo médio de insumos, CMV, DRE e por ai vai. Existem diversos tipos de analises de dados, entretanto é importante saber o que você quer visualizar, para que o seu indicador mostre realmente o que você procura.

Conclusão

Sabemos que administrar um restaurante não é uma tarefa fácil, mas como informamos no conteúdo desde post, existem boas praticas que são relativamente simples de garantir um melhor desenvolvimento Operacional e Administrativo do seu restaurante, bar, padarias ou afins. Entretanto também sabemos que muita das vezes você tem um operacional, e não tem um administrativo, ou por falta de pessoal, de tempo ou de investimento. Mas comece devagar, organizando os processos, gerando os checklist’s. Pois quando surgir à oportunidade de ter um administrativo competitivo, você terá uma base e não começará do zero.
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